Penyusunan Personalia Organisasi

PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

Makalah

Disusun Guna Memenuhi Tugas Kuliah Pengantar Manajemen

Oleh :

Fatimatuz Zahro                                        100810301134

Elsa Dwi Wahyu D.                                   110810301011

Lukman Arif B.                                         110810301081

Tias Iftitah                                                 110810301097

Lucha Adji W.                                           110810301101

M. Wafiq D.                                              110810301142

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS JEMBER

2012

KATA PENGANTAR

Dalam penyusunan tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang penulis hadapi. Namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan teman – teman , sehingga kendala-kendala yang penulis hadapi teratasi. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1.      Dosen pengampu mata kuliah Pengantar Manajemen  yang telah memberikan tugas, petunjuk, kepada penulis sehingga penulis termotivasi dan menyelesaikan tugas ini.

2.      Teman – teman yang telah turut membantu, membimbing, dan mengatasi berbagai kesulitan sehingga tugas ini selesai.

Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penulis sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai, Amiin.

Jember, April 2012

Penulis,

BAB I

PENDAHULUAN

Dalam mengenal penyusunan personalia didalam organisasi kita harus mengetahui definisi dari penyesuaian personalia terlebih dahulu. definisi dari penyusunan personalia. Atau biasa disebut dengan: human resource planning adalah sebuah perencanaan masa depan kebutuhan personnel sebuah organisasi, memperhatikan aktivitas internal dan berbagai faktor dalam lingkungan eksternal. Dalam menyusun personalia sangat dibutuhkan perencanaan yang matang tentang pemilihan kegiatan yang dapat menunjang kemajuan sebuah organisasi. Maka dalam hal itu pula kegiatan ini akan membutuhkan bakal calon individu yang dapat membantu kegiatan ini. Yaitu pengrekrutan atau yang disebut pula dengan Recruitment.

Recruitment adalah mengembangkan kumpulan calon tenaga kerja dalam hubungan dengan rencana sumber daya manusia. Recruitment ini dapat membantu menyalurkan tenaga kerja ke instansi tertentu yang membutuhkannya. agar dapat bekerja sesuai kompetensi yang dimiliki oleh seorang tenaga kerja itu sendiri. Sebagai contoh: seorang tamatan sekolah menengah kejuruan (smk) yang memiliki keahlian dalam penerbangan, dengan keahliannya itu orang tersebut dapat bekerja menjadi seorang pilot penerbang pesawat.

Selection Adalah proses saling menguntungkan, organisasi berhak memutuskan apakah akan menawarkan pekerjaan atau tidak dan calon memutuskan apakah akan menerima tawaran atau tidak. Disini organisasi yang mengadakan penyeleksian akan sangat selective dalam memilih calon pekerjanya karena pekerja itu akan sangat berpengaruh terhadap kemajuan organisasi tersebut. Training Program Proses yang didesain untuk mempertahankan atau memperbaiki prestasi kerja saat ini. Bila prestasinya makin meningkat seiring waktu, maka organisasi dapat menjanjikan untuk kenaikan jabatannya di organisasi.

Developmental Program Proses mendesain untuk pengembangan keterampilan yang perlu demi aktivitas pekerjaan di masa depan. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara menyekolahkan pekerja yang sudah kelihatan kinerjanya baik bagi organisasinya ke tingkat yang lebih tinggi. Untuk menununjang demi kemajuan organisasinya.

BAB III

PEMBAHASAN

Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, kreativitas dan usaha mereka kepada organisasi. Beberapa tugas-tugas kepemimpinan kritis manajer mencakup penarikan, penyeleksian, pengembangan dan penggunaan SDM dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Bagaimana manajer melaksanakan fungsi penyusunan personalia secara efektif akan menentukan sukses atau kegagalan mereka sebagai manajer.

Penyusunan Personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan menyusun personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi dan komunikasi. Hal ini ditempatkan juga pada fungsi pengarahan, tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian menyiapkan “kendaraan”-nya dan menyusun personalia untuk mengisi “pengemudi”-nya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada.

Staffing menunjukkan kegiatan manajemen yang menyangkut masalah :

·         Memperoleh tenaga kerja

·         Menempatkan karyawan

·         Melatih dan mengembangakan anggota organisasi

Secara ringkas staffing menyangkut aspek personalia dalam organisasi.

Proses Penyusunan Personalia

Merupakan kegiatan terus-menerus yang dilakukan untuk menjaga agar organisasi selalu mempunyai karyawan yang tepat pada waktu yang tepat pula. Langkah-langkah dalam proses staffing menyangkut :

1.       Perencanaan sumber daya manusia

2.       Penarikan tenaga kerja

3.       Seleksi/ Pemilihan tenaga kerja

4.       Pengenalan dan Orientasi

5.       Latihan dan pengembangan

6.       Penilaian pelaksanaan kerja

7.       Pemberian balasan jasa dan penghargaan

8.       Perencanaan dan pengembangan karier

Staffing process dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus-menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dan pada waktu yang tepat. Tugas ini dilakukan pada :

· Lingkungan eksternal, yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung ataupun tidak langsung menmpengaruhinya.

· Lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia yang yang dibutuhkan :

1.   Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan kewajiban (pekerjaan) itu dan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.

2.   Pemahaman pasar tenaga kerja di mana karyawan potensial ada.

3.   Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan organisasi akan tenaga kerja bisa dipenuhi secara rutin dan layak. Empat langkah dalam perencanaan SDM meliputi :

·         Perencanaan untuk kebutuhan, beberapa kriteria tenaga kerja dengan keterampilan tertentu yang diperlukan organisasi untuk masa yang akan datang.

·         Perencanaan untuk keseimbangan, beberapa saat ini karyawan yang bekerja di organisasi diharapkan masih tinggal di organisasi, perbedaan antara jumlah ini dengan jumlah yang dibutuhkan kan menentukan langkah berikutnya.

·         Perencanaan untuk menarik dan memilih atau menghentikan tenaga kerja, bagaimana organisasi bisa memperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan.

·          Perencanaan untuk pengembangan tenaga kerja, bagaimana latihan dan karier karyawan dikelola organisasi sehingga terjamin tersedianya tenaga kerja.

Untuk mencapai langkah tersebut, manajer yang bertanggung jawab dalam pengelolaan SDM harus mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut :

·         Strategi perusahaan, strategi, tujuan dan policy yang dianut akan menentukan kebutuhan personalia.

·         Lingkungan eksternal, meliputi kondisi ekonomi yang menentukan kebutuhan dan supply tenaga kerja, teknologi yang dipilih sebagai ukuran standar  kualitas karyawan, dan peraturan pemerintah yang mempengaruhi kebijakan dalam bidang personalia.

Penarikan dan Seleksi Karyawan

Penarikan Personalia

           

Penarikan (recruitment) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan-kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.

Menurut Hardi Handoko Requitment adalah : Suatu proses pencarian dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.

Menurut Musanif Requitment adalah : Usaha untuk mendapatkan calon-calon pegawai yang lowong guna mendapatkan sebanyak mungkin calon pelamar yang memenuhi syarat-syarat untuk job dicription dan analisa yang di minta untuk jabatan yang lowong pada suatu organisasi untuk di pilih calon-calon yang terbaik dan cakap menurut mereka.

Saluran-saluran pegawai

1.      Work in writing.

2.      Employed rerfens (rekomendasi dari pegawai).

3.      Iklan

4.      Melalui jawatan pemerintah.

5.      Agensi (agen).

6.      Lembaga pendidikan.

7.      Perusahaan peneliti profesi.

8.      Melalui perhimpunan profesi

9.      Organisasi indonesia (labour organisasi)

10.  Lising temporer

11.  Melalui organisasi militer.

12.  Program-program latihan yang di biayai pemerintah.

13.  Open house.

14.  Nepotisent (nepotisme).

Hambatan-hambatan penarikan pegawai

1.      Hambatan kebijakan kompensasi.

2.      Kebijakan status.

3.      Rencana SDM.

4.      Kebijaksanaan promosi dandar dalam (dari jenjang kejenjang).

5.      Kondisi pasar tenaga kerja.

6.      Kondisi lingkungan eksteren akibat pengganguran tinggi perekonomian yang lemah dan tenaga terampil yang langka.

7.      Persyaratan jabatan.

8.      kondisi lingkungan.

9.      Persyaratan kerja.

Seleksi Personalia

            Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.

Secara umum ada 3 tujuan seleksi:

1.      Untuk mengetahui kecakapan seorang pegawai.

2.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang cocok dengan pekerjaan yang dipangkunya.

3.      Berusaha untuk mendapatkan tenaga kerja tidak hanya yang cock pada saat sekarang tetapi tenaga kerja yang memiliki potensi untuk di kembangan di kemudian hari.

Prosedur seleksi.

Berbagai prosedur seleksi untuk membandingkan pelamar dengan dengan spesifikasi jabatan tersedia. Langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah :

1.       Wawancara pendahuluan

2.       Pengumpulan data-data pribadi (biografi)

3.       Pengujian (testing)

4.       Wawancara yang lebih mendalam.

5.       Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.

6.       Pemeriksaan kesehatan.

7.       Keputusan pribadi.

8.       Orientasi jabatan.

Ada beberapa faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan. Beberapa faktor lain mungkin juga berpengaruh dalam kondisi-kondisi tertentu, tetapi adalah tidak mungkin untuk menyatakan secara tepat semua faktor yang dicari dalam diri karyawan potensial.

Beberapa faktor tersebut adalah :

1.      Latar belakang pribadi, mencakup pendidikan dan pengalaman kerja, untuk menunjukkan apa yang telah dilakukan seseorang di waktu yang lalu.

2.      Bakat dan minat (aptitude and interest), untuk memperkirakan minat dan kapasitas (kemampuan) seseorang.

3.      Sikap dan kebutuhan (attitudes and needs), untuk meramalkan tanggungjawab dan wewenang seseorang.

4.      Kemampuan-kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan.

5.      Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik pekerjaan.

6.      Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan fisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.

Proses seleksi 

Proses seleksi di mulai salah semua lamaran memenuhi syarat dan di terima. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah komplektivitas sebelum pegawai di ambil. Jadi proses seleksi adalah Serangkaian kegiatan yang di gunakan untuk memutuskan apakah pelamar di terima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemanduan kebutuhan pelamar dan organisasi. Dalam banyaknya personalia penarikan dari seleksi di gabungkan dan disebut dengan istilah Employedment pansel.

Proses seleksi adalah: Pusat manajemen kepegawaian dan requitment dilakukan untuk membantu proses seleksi ini. Bila seleksi diadakan tidak tepat maka daya upaya sebelumnya akan sia-sia saja oleh karena itu tidaklah berlebihan bila di nyatajkan bahwa seleksi adalah kunci sukses manajeme kepegawaian. Bahwa kunci sukses organisasi.

Metode seleksi 

Menurut Manullang merupakan dasar penyeleksian yaitu:

1.      Keahlian.

Mencakup 3 aspek : Tehnikal skill, human skill, dan konseptual skill.

2.      pengalaman kerja.

3.       Umur.

4.      Jenis kelamin.

5.      Keadaan fisik.

6.      Perfonmance (penampilan)

7.      Bakat.

8.      Temperamen.

9.       Karakter.

Untuk eksternal

1.      penerimaan pendahuluan.

2.      Test-test penerimaan.

3.      Wawancara seleksi.

4.      Pemeriksaan referensi.

5.      Evaluasi medis (test kesehatan).

6.      Wawancara kepada atasan langsung.

7.      Keputusan.

Psikologi test di lakukan yaitu di lakukian berbagai peralatan test yang mengatur menguji keberanian temperamen kecerdasan, ketrampilan dan prestasi.

Bentuk-bentuk test ini mencakup

1.      intelegensi test.

2.      Pesonality test.

3.      Aptuted test (bakat).

4.      Interes test.

5.      Achiment test.

6.      Knowledged test.

7.      Fermonce test.

Orientasi Karyawan Baru

            Setelah diseleksi, karyawan ditempatkan pada suatu pekerjaan dan diperkenalkan dengan organisasi melalui berbagai bentuk orientasi. Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi.

Latihan dan Pengembagan Karyawan

            Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dan mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatkan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan (training) dan/ atau pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci dan rutin. Pengembangan punya ruang lingkup lebih luas dalam pengembangan dan peningkatan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian.

Metoda-metoda latihan dan Pengembangan

            Pada umumnya karyawan dikembangkan dengan metode “on the job” dan off the job”.

Metoda-metoda “on the job” yang biasa digunakan adalah:

1.      Coaching,

2.      Planned progression,

3.      Rotasi jabatan,

4.      Penugasan sementara,

5.      Sistem-sistem penilaian prestasi formal.

Pengembanngan “off the job” dilakukan dengan:

1.      Program-program pengembangann eksekutif di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lain,

2.      Latihan laboratorium,

3.      Pengembangan organisasi,

Pemberian Kompensasi kepada Karyawan

            Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.

Penetuan Kompensasi

            Kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek manajemen ditentukan oleh interaksi dari 3 faktor, yaitu:

1.      Kesediaan membayar,

2.      Kemampuan membayar,

3.      Persyaratan-persyaratan pembayaran.

Bentuk-bentuk Pembayaran

            Banyak karyawan dibayar (dalam kas) pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja. Di lain pihak, banyak juga yang dibayar berdasar jam kerja yang diterima pada akhir minggu. Bentuk pembayaran ini disebut upah harian. Para karyawan lain dibayar dengan bentuk gaji tetap tiap minggu, bulan, atau tahun. Disamping itu, bentuk upah insentif banyak diberikan kepada karyawan bagian produksi dan penjualan. Banyak perusahaan juga mempunyai rencana pembagian laba dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan

            Bidang manajemen yang semakin penting adalah pemeliharaan kesehatan dan keamanan karyawan. Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan, kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta menjadi lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan yang mengalami tingkat kecelakaan yang tinggi. Program ini dapat dilakukan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan.